Laatste update: 20 mei 2018

​

Uw privacy is uiterst belangrijk voor ons. Dit document beschrijft hoe ArXs Solutions omgaat met uw persoonsgegevens. Hierbij zijn twee aspecten van toepassing. Ten eerste verwerken wij zelf bepaalde persoonsgegevens om u als klant de nodige service en ondersteuning te bieden. Daarnaast bieden wij een software platform aan waar onze klanten verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de gegevens. Binnen de verschillende secties van dit document refereren wij respectievelijk naar ArXs Solutions en naar ArXs Helios/Hyperion om dit onderscheid te maken.

 

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
ArXs Solutions

Binnen onze organisatie zijn verschillende systemen in gebruik waarin wij persoonsgegevens bijhouden. Deze hebben wij nodig om onze verkoop-, klantenbeheer- en ondersteuningsprocessen te organiseren. In het kader van deze processen worden volgende gegevens verzameld: naam, voornaam, adres, e-mail en telefoonnummer(s).

 

ArXs Helios/Hyperion

Via ons software platform hebben onze klanten de mogelijkheid om persoonsgegevens van hun gebruikers te beheren in het kader van hun preventie- en facilitymanagement. Via verschillende modules kunnen persoonsgegevens geregistreerd en beheerd worden. Hier volgt een overzicht:

Module personeel: Naam, voornaam, initialen, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer, personeelsnummer, burgerlijke stand, nationaliteit, foto, handtekening, adres, e-mail, telefoonnummer(s), opdracht en documenten.

Module leerling: Naam, voornaam, initialen, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer, stamnummer, studiedetails en documenten.

Module leverancier/klant: persoonsgegevens van contactpersonen zoals naam, voornaam, functie, telefoonnummer(s), e-mail en een afbeelding.

Er is een duidelijke keuze gemaakt om geen gevoelige persoonsgegevens (geaardheid, medische gegevens, politieke voorkeur, ...) op te nemen in het systeem.

 

Hoe gebruiken we die persoonsgegevens?
ArXs Solutions

De gegevens die in onze interne systemen opgenomen zijn dienen enkel ter identificatie van onze (potentiële) klanten en om ons de mogelijkheid te bieden in contact met hen te treden.

 

ArXs Helios/Hyperion

Onze klanten hebben de vrijheid om de mogelijkheden van ons software platform naar eigen goeddunken te configureren. Uiteraard is het wel zo dat de klant ten op zichte van zijn gebruikers als verwerker optreedt voor de gegevens die ze verzamelen en bewaren, en als dusdanig treden zij op als contactpersoon voor de gebruikers binnen hun organisatie.

 

Hoe lang bewaren we die persoonsgegevens?
ArXs Solutions

Alle persoonsgegevens die niet meer relevant zijn om onze interne processen te ondersteunen worden door ons verwijderd. Bijkomend kan de klant uiteraard ten allen tijde de gegevens die wij bijhouden opvragen en indien nodig laten verwijderen.

 

ArXs Helios/Hyperion

Het software platform laat enkel toe om gegevens te archiveren. In geval u bepaalde gegevens definitief wil verwijderen kan u ten allen tijde een ticket openen via ons service desk portaal.

 

Wat zijn uw rechten omtrent deze persoonsgegevens?
ArXs Solutions

Zoals wettelijk bepaald heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te kijken, te laten corrigeren en te laten verwijderen. U kan dit recht uitoefenen door ons te contacteren via privacy@arxs.be.

 

ArXs Helios/Hyperion

Als verwerker van de persoonsgegevens van uw gebruikers bent u verantwoordelijk om hun persoonsgegevens in te laten kijken, te laten corrigeren en te laten verwijderen. Indien u vragen of problemen hebt omtrent deze verwerkingen kan u ten allen tijde een ticket openen via ons service desk portaal.

 

ArXs Solutions zal alles in het werk stellen om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Indien u bijkomende vragen hebt in verband met deze verklaring of indien u een datalek van persoonlijke gegevens vermoed dan kan u ons altijd contacteren via privacy@arxs.be.