Gebouwen, installaties, onderhoud … beheren via Excel, versplinterde documenten en e-mails is onoverzichtelijk. Daarom kijken steeds meer organisaties naar een FMIS (voluit: facility management software) om hun processen te centraliseren. Toch begint een succesvolle FMIS-selectie niet bij een lijst functionaliteiten. De juiste keuze start met de juiste vragen over je organisatie, je processen en je gebruikers. In deze blog ontdek je welke zeven vragen je best stelt voordat je verschillende FMIS-oplossingen gaat vergelijken.
Wanneer organisaties op zoek gaan naar een nieuw FMIS, focussen ze vaak onmiddellijk op functionaliteiten. Kan het systeem onderhoud plannen? Zijn er dashboards beschikbaar? Is er een meldingsmodule aanwezig?
Dat zijn uiteraard belangrijke vragen, maar ze komen eigenlijk pas later in het traject.
Een FMIS-project is in de eerste plaats een organisatieproject. Het doel is niet om nieuwe software aan te schaffen, maar om processen efficiënter te organiseren, informatie centraler te beheren en meer overzicht te creëren.
Wie te snel naar functionaliteiten kijkt, loopt het risico een systeem te kiezen dat technisch sterk is, maar onvoldoende aansluit bij de dagelijkse werking van de organisatie.
Dit is wellicht de belangrijkste vraag van allemaal. Veel organisaties starten hun zoektocht naar facility management software zonder duidelijk te definiëren welke processen ze precies willen verbeteren.
Wil je vooral onderhoud beheren? Technische meldingen opvolgen? Keuringen centraliseren? Assets registreren? Gebouwen inventariseren? Preventieacties opvolgen?
Hoe scherper je de processen afbakent, hoe eenvoudiger het wordt om FMIS-oplossingen objectief te vergelijken. Vertrek daarom niet vanuit de software, maar vanuit de dagelijkse uitdagingen binnen je organisatie.
Een FMIS wordt vaak geselecteerd door een beperkte projectgroep, terwijl veel meer mensen ermee moeten werken.
Denk bijvoorbeeld aan:
Een systeem kan nog zoveel functionaliteiten bevatten, wanneer gebruikers het te complex vinden, zal de adoptie laag blijven. Gebruiksgemak is daarom minstens even belangrijk als functionaliteit. Betrek toekomstige gebruikers vroeg in het selectieproces en luister naar hun noden en verwachtingen.
Een FMIS wordt vaak gezien als een onderhoudssysteem, terwijl het in werkelijkheid veel breder kan gaan. Maak vooraf een inventaris van alle informatie die vandaag verspreid zit over verschillende systemen en documenten.
Denk bijvoorbeeld aan:
Hoe duidelijker je weet welke data je centraal wilt beheren, hoe beter je kunt beoordelen welke oplossing aansluit bij je behoeften.
Facilitybeheer gebeurt zelden uitsluitend achter een bureau. Techniekers voeren interventies uit op locatie. Facility managers lopen rond op verschillende sites. Preventieadviseurs voeren inspecties uit in gebouwen. Daarom is mobiele ondersteuning voor veel organisaties geen luxe meer, maar een noodzaak.
Vraag jezelf af:
Een gebruiksvriendelijke mobiele toepassing verhoogt de kwaliteit van registraties én de snelheid van opvolging.
Een FMIS staat zelden op zichzelf. In veel organisaties bestaan al andere systemen voor HR, ERP, gebouwen- en documentenbeheer of boekhouding.
Wanneer informatie manueel tussen systemen moet worden overgenomen, ontstaan fouten en dubbel werk. Breng daarom vooraf in kaart welke koppelingen wenselijk zijn. Niet alleen vandaag, maar ook op langere termijn.
Een toekomstgericht platform groeit mee met het digitale landschap van je organisatie.
Wat vandaag werkt voor één gebouw of één site, werkt niet noodzakelijk voor een organisatie met meerdere locaties. Denk daarom verder dan de huidige situatie.
Misschien wil je vandaag enkel onderhoud opvolgen, maar later ook:
Een schaalbaar FMIS voorkomt dat je binnen enkele jaren opnieuw een selectieproces moet opstarten.
Data verzamelen is één ding. Er inzichten uit halen is iets anders. Vraag jezelf daarom af welke informatie je uit het systeem wilt halen.
Wil je zicht krijgen op:
Sterke rapportering helpt om beter onderbouwde beslissingen te nemen en sneller bij te sturen waar nodig.
Ben je op zoek naar een FMIS dat gebouwen, assets, onderhoud, keuringen, meldingen en acties samenbrengt in één centrale omgeving? Ontdek hoe ArXs organisaties helpt om facilitybeheer eenvoudiger, overzichtelijker en beter opvolgbaar te maken.
Ben jij benieuwd wat ons platform voor jouw organisatie kan betekenen? Ontdek het in één van onze video’s of vraag een vrijblijvende demonstratie aan.
