Excel is nog altijd een go-to tool voor veel organisaties als het gaat om assetbeheer, onderhoud, keuringen en risicoanalyses. Maar wanneer die groter worden, botst de software steeds vaker op zijn grenzen. In deze blog bekijken we vijf ondersteunende processen die nog opvallend vaak in Excel beheerd worden, terwijl gespecialiseerde software veel meer overzicht en controle biedt.
Veel organisaties starten klein. Een spreadsheet volstaat om assets te registreren of onderhoudstaken op te volgen. Zolang één persoon verantwoordelijk is en de hoeveelheid data beperkt blijft, werkt dat meestal goed.
De situatie verandert zodra de organisatie groeit. Er komen meer gebouwen, meer installaties, meer keuringen, meer acties en meer betrokken medewerkers. Tegelijk stijgt de nood aan rapportering, traceerbaarheid en samenwerking.
Op dat moment ontstaan vaak dezelfde problemen:
Niet omdat Excel slecht is, maar omdat het nooit ontworpen werd voor die specifieke doeleinden.
Assetbeheer is een van de processen die het vaakst in Excel wordt bijgehouden. Organisaties registreren gebouwen, lokalen, machines, installaties en andere assets in uitgebreide spreadsheets. Naarmate het aantal assets groeit, wordt het echter steeds moeilijker om het overzicht te bewaren.
Vragen zoals deze worden dan lastig te beantwoorden:
Een centraal systeem maakt het mogelijk om alle informatie rond assets op één plaats te beheren en eenvoudig terug te vinden.
Veel technische diensten beheren onderhoudsplanningen nog altijd in Excel. Periodieke taken worden manueel ingepland en opgevolgd. Dat werkt zolang de planning beperkt blijft, maar wordt moeilijk zodra meerdere gebouwen, installaties of techniekers betrokken zijn.
Het risico bestaat dat:
Met digitale workflow software worden onderhoudstaken automatisch gepland, toegewezen en opgevolgd, waardoor minder afhankelijkheid ontstaat van handmatige opvolging.
Brandinstallaties, liften, elektrische installaties, stookinstallaties en tal van andere technische voorzieningen moeten periodiek gecontroleerd worden. Vaak worden vervaldata bijgehouden in een spreadsheet die regelmatig moet worden aangepast.
Dat brengt risico’s met zich mee. Wanneer een deadline over het hoofd wordt gezien, kan dit leiden tot operationele risico’s of problemen tijdens audits en inspecties. Door keuringen en attesten digitaal te beheren, worden herinneringen, documenten en opvolging centraal georganiseerd.
Ook risicoanalyses worden nog vaak opgeslagen in Excel-bestanden die na verloop van tijd nauwelijks nog worden geraadpleegd. Het probleem zit meestal niet in de analyse zelf, maar in de opvolging ervan.
Risico’s worden geregistreerd, maar:
Wanneer risicoanalyses gekoppeld worden aan actiebeheer binnen een centraal systeem, worden die beter geregistreerd en opgevolgd.
Na audits, inspecties, risicoanalyses of technische controles ontstaan vaak tientallen actiepunten. In veel organisaties worden die bijgehouden in afzonderlijke Excel-bestanden die regelmatig doorgestuurd worden tussen verschillende medewerkers.
Daardoor ontstaat al snel verwarring:
Een FMIS (facility management informatie systeem) zorgt ervoor dat verantwoordelijkheden, deadlines en voortgang steeds zichtbaar blijven voor alle betrokkenen.
Door deze processen te digitaliseren werk je niet alleen efficiënter, maar heb je ook meer zekerheid dat belangrijke taken effectief worden uitgevoerd.
Ben je op zoek naar een manier om ondersteunende processen centraal te beheren? Ontdek hoe ArXs gebouwen, assets, onderhoud, keuringen, risico’s en acties samenbrengt in één platform.
Ben jij benieuwd wat ons platform voor jouw organisatie kan betekenen? Ontdek het in één van onze video’s of vraag een vrijblijvende demonstratie aan.
